Dokumentbank

Riktlinjer för förbundsstyrelsens arbetssätt

Syfte

Projekt

På denna flik listas alla projekt som förbundet för närvarande driver eller är inblandade i samt vilka som är ansvariga för dem. Här listas även projektidéer som avslagits, inte hittat en bidragsgivare ännu, eller som helt enkelt inte börjat arbetas med i någon större utsträckning.

Projektägaren är den organisation som är huvudansvarig för projektet. Projektbeställaren är ansvarig för projektet, äger budgeten, utser styrgrupp eller, om en sådan inte behövs, projektledare. För projekt där vi inte är projektägare eller projektbeställare utses en kontaktperson, som samverkar med projektet och bevakar förbundets intressen.

Löpande ansvar

På denna flik går det att se ansvarsområden som någon i förbundsstyrelsen har internt eller externt. Den listar även utomstående som har uppdrag i förbundets namn.

Arkivering

Samtliga flikar har också motsvarande flik med avklarade uppdrag och avslutade projekt för att få en historik. Så långt det är lämpligt ska varje arkiveringsflik hanteras årsvis.

Förbundsstyrelsemöten

Förbundsstyrelsen träffas fysiskt för styrelsemöte 5 gånger om året. Vanligen i januari, mars, maj, september samt november. Dessa möten kan sträcka sig över en hel helg med informell samling på fredagen och möte under lördag och söndag.

Demokratifrämjare

Under förbundsstyrelsens möten väljs en ur styrelsen till demokratifrämjare. Demokratifrämjaren deltar i mötet på samma villkor som alla andra, men har även till uppgift att främja ett bra och tryggt mötesklimat. Det är demokratifrämjarens uppdrag att se till att det tas pauser samt göra mötesordföranden uppmärksam på om det förekommer ett dåligt språkbruk, ett oinkluderande samtalsklimat eller om diskussionerna tappar fokus.

I slutet av mötesdagen ska demokratifrämjaren avlämna en kort, muntlig rapport om hur samtalstonen och inkluderingsklimatet varit under mötet samt vad som har varit bra respektive vad som behöver förbättras.

Orienteringsmöte

Mellan varje ordinarie styrelsemöte ska kortare, ungefär 1 timme långa, orienteringsmöten hållas på distans. Orienteringsmöten är i regel ej beslutande utan syftar endast till muntlig rapportering, diskussions- och frågestund.

Kommunikationsmöten (K-möte)

Mellan två förbundsstyrelsemöten ska ett möte hållas där representanter från förbundsstyrelsen, grenförbundens och distriktens styrelser inbjudas att medverka.

Mötet är ungefär 1 timme långt och hålls på distans. Kommunikationsmöten är, i regel ej beslutande utan syftar endast till muntlig rapportering och frågestund.

Kickoff

Förbundsstyrelsen börjar året med en kickoff med syfte att lära känna varandra. Under kickoffen har styrelsen gemensamma workshops för att lättare komma igång med styrelsearbetet och förbättra sammanhållningen.

Jäv

Vid varje styrelsemöte är styrelseledamöter skyldiga att anmäla jäv vilket förs till protokollet. Jävig, eller befarat jävig, styrelseledamot skall informera ordföranden (eller vid dennes förfall, vice ordförande) om samtliga förhållanden som kan vara av betydelse för bedömningen jävsfrågan. Ledamot får inte delta i eller närvara vid de beslut där ledamoten är jävig.

Internkommunikation

Löpande arbete

Styrelsens ledamöter har tillgång till varandras kalendrar och kan därmed se vilka saker som ligger i närtid.

Förbundssekreteraren ansvarar också för att via mail skicka en uppdatering om vad som händer i förbundet. Detta ska vara information specifikt för styrelsen och syfta till att jämna ut informationsflödet då olika personer har tillgång till olika källor. Uppdateringarna ska hållas korta och koncisa, och ta upp de mest relevanta punkterna för styrelsen.

Rapporter av representation

När styrelsens ledamöter deltar på olika evengemang för förbundets räkning av det större slaget (exempelvis årsmöten, konvent, konferenser) så ska det rapporteras via mail till de övriga i styrelsen. Rapporterna ska hållas korta och koncisa, och ta upp de mest relevanta punkterna för styrelsen.

Möteshandlingar

Typer av handlingar

På förbundsstyrelsemöten finns det endast tre former av handlingar: rapport, beslutsunderlag och diskussionsunderlag. Något annat ska inte införas på dagordningen annat än i undantagsfall.

Diskussionsunderlag (DU)

Syftet med dessa är att samla in styrelsens tankar och perspektiv för att ta med sig dem i det fortsatta arbetet med en fråga. Målet är inte konsensus utan att få en heltäckande bild med alla relevanta synpunkter. Den som skrivit underlaget bereder diskussionen genom att ge en bakgrund och föreslå relevanta perspektiv. Det är också den som skrivit